#2 Was brauche ich für ein papierloses Büro? 🖨💻🗂

12. April 2018

Im ersten Artikel habe ich bereits über das allgemeine Thema “Papierloses Büro” gesprochen. Heute soll es mal detaillierter werden und über die Vorraussetzungen gehen. Was benötigt man für ein digitales Büro ohne Papier?

Anhand meinem papierlosen Büro werde ich euch zeigen was man so alles brauchen könnte, definitiv nicht muss – denn es gibt mit Sicherheit viele Möglichkeiten.

Datenhaltung, das A & O

Das wahrscheinlich Wichtigste bei einem papierlosen Büro ist die Datenhaltung, das Archiv, der Speicher in dem alle Daten und Dokumenten hingelegt sind. Genau das was bis jetzt in physischen Ordner in Regalen oder Schränken gestanden ist, wird nun digital abgelegt. Doch wohin? Ein Festplattenserver ist hier die Lösung, am besten noch einen der im Netzwerk betrieben werden kann und eine gewisse Datensicherheit bietet. Ich persönlich habe mich für die Speicherlösung von Synology entschieden, diese sind nicht nur sehr zuverlässig sondern bieten zudem noch eine geniale Software mit noch genialeren Features an. Die Einrichtung ist ebenfalls kinderleicht und sollte für jeden machbar sein. Für meinen Zweck kommt ein Synology DS916+ zum Einsatz, bestückt mit 4x3TB Festplatten. Die Synology-Netzwerkserver sind preislich etwas höher angesetzt, jedoch meiner Meinung nach jeden Cent wert. Je nach dem was man alles auf dem Server hinterlegen will, kann man sich so für ein Modell und die dazugehörigen Festplatten entscheiden.

Möchte man nur einen Speicher als Archiv für Dokumente haben, wird ein kleines Modell wie der Synology DS218j perfekt ausreichen. Hierzu dann noch 2x2TB von den WD Red Festplatten und man ist sehr gut beraten.

Wie man die Daten aber nun ablegt und archiviert um sie später wieder zu finden erkläre ich euch in einem späteren Artikel, in diesem soll es erst mal nur um die Voraussetzungen gehen.

Dokumenten-Scanner

Um die Dokumente in Papierform in das digitale Archiv ablegen zu können müssen diese erste digitalisiert werden. Abhilfe schafft hier ein Scanner, am besten noch einer der die OCR-Texterkennung unterstützt. Ich nutze hierfür den Fujitsu IX 500, dieser ist ein reiner Scanner für Dokumente und hat mich auf Grund seiner Spezifikationen überzeugt. Mit diesem kann man nämlich 25 Seiten pro Minute in Farbe, Graustufen oder SW scannen. Auf ein Mal können so 50 Blatt in den automatischen Dokumenteneinzug eingelegt werden. Gescannt kann so von PC und sogar Smartphone aus dank WLAN Unterstützung.

Hat man keinen solch einen Scanner zur Hand, kann man natürlich auch den des schon vorhandenen Multifunktionsdruckers nehmen. Doch neben solchen Scannern kann man auch das Smartphone verwenden, hierzu braucht man nur eine passende App und schon können Dokumente gescannt werden. Ich nutze ebenfalls ab und zu diese Möglichkeit, Abhilfe schafft hier die App Scanbot, erhältlich für iOS und Android.

Scanbot - Scanner App & Fax
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Entwickler: doo GmbH
Preis: Kostenlos+
Scanbot Dokumente Scanner App
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OCR-Texterkennung

Durchsuchbare PDF Dateien, praktischer geht es kaum dank OCR-Texterkennung. Ich scanne Dokumente immer als PDF-Datei und aktivierter OCR-Texterkennung, so lassen sich im Nachhinein die Dokumente durchsuchen und nach einzelnen Wörtern filtern, das ist nicht nur unheimlich praktisch, sondern kann einem ungemein die Suche nach einem bestimmten Dokument erleichtern. Wollt ihr also Dokumente scannen, empfehle ich euch eine Software zu nutzen, die OCR unterstützt. Fürs Smartphone nutze ich die oben bereits erwähnte App Scanbot, die in der Pro-Version auch über die OCR-Erkennung verfügt.

Im Artikel genannte Produkte

Das waren nun genau die Voraussetzungen, die auch ich zur Verfügung habe um mit einem komplett papierlosen Büro zu arbeiten. Mit Sicherheit gibt es noch andere Möglichkeiten diese Voraussetzungen auszufüllen, dennoch stellen diese hier für mich momentan die Besten da.

Ihr könnt mir gerne mal unter dem Artikel ein Kommentar mit eurer Meinung dazu da lassen, gerne könnt ihr mir auch mal euere Voraussetzungen präsentieren!

Bis zum nächsten Artikel über das papierlose Büro!
Grüße Tim


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