#1 Papierloses Büro – der erste Schritt ⁉️🤨

10. Februar 2018

Mein “Papierloses Büro” besteht nun schon seit dem Kalenderjahr 2017. Wie ich das angegangen bin, was es zu beachten gibt, was ich daraus gelernt habe und vieles mehr werde ich euch hier nach und nach erzählen. Die Artikel sollen euch weiterhelfen und euch den Umstieg auf ein voll digitales Büro erleichtern und als Hilfestellungen dienen. Natürlich bin ich auch immer für Tipps von euch offen!

Beginnen möchte ich von Anfang an, verschiedene Themen durchgehen und so Schritt für Schritt in Richtung papierloses Büro hinarbeiten. Es wird also mehrere Artikel geben, die aneinander anknüpfen und später wie eine Art Leitfaden dienen sollen.

Themen die ich ansprechen werde:

  • Vorteil-/Nachteil “Papierloses Büro”
  • Vorraussetzungen
  • Sinnvolle Ordnerstruktur und Dateinamen
  • Dokumenten-Scanner
  • Nützliche Programme & Tools
  • Tipps & Tricks
  • Meine Umsetzung

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Vorteil-/Nachteil “Papierloses Büro” 📝💻

Warum sollte man überhaupt auf ein papierloses Büro umsteigen, was soll das und wo liegen die Vor- & Nachteile? Ehrlich gesagt war ich bis vor einem Jahr auch noch skeptisch, wie ich das ganze wohl ernst nehmen würde. Heute bin ich mehr als froh diesen Schritt gegangen zu sein. Bevor ich mich dazu entschied, hatte ich einen Schrank voll Ordnern für die verschiedensten Bereiche. Ein Ordner für Rechnungen, einer für Lieferscheine, ein weiterer für Steuerangelegenheiten und viele weitere mehr. Wer kennt es nicht auch, man sucht ein Schriftstück doch hat im Moment keine Idee in welchem Ordner oder welcher Ablage sich dieses befinden könnte – vermeidbare Situation dank digitaler und durchsuchbarer Dokumente mittels OCR-Texterkennung.

Ansicht meines papierlosen Büros am iPhone mittels der DS-File App für Synology NAS-Lösungen.

Ein papierloses Büro ist nicht nur praktisch und erleichtert einem die private Büroarbeit, sondern man spart auch noch wertvolle Zeit. Damit hat man nicht nur einen leichteren Überblick über alle wichtigen Dokumente, sondern findet auch deutlich schneller eine z.B. benötigte Rechnung für einen Garantiefall. Um damit aber erfolgreich zu sein und den gewünschten Effekt zu erzielen muss man ordentlich und konsequent bei der Archivierung vorgehen. Denn das beste System kann nur das Beste sein, wenn es richtig gepflegt wird. Hierfür sind eine sinnvolle Ordnerstruktur und sinnvolle Dateinamen von Vorteil.

Ein positiver Punkt ist die Möglichkeit von überall auf der Welt aus auf die eigenen Daten zuhause zugreifen zu können und so beispielsweise auf eine im Urlaub benötigte Buchungsbestätigung zugreifen zu können. Wie das funktioniert bzw. wie ich mir das ermöglicht habe werde ich in einem anderen Artikel ansprechen.

Hasst man Papierkram, so ist ein papierloses Büro genau das Richtige für einen, doch halt! Bestimmte Dokumente werden digital nicht immer anerkannt und müssen oft im Original vorliegen, genau daher habe ich zwar alles digitalisiert aber trotzdem noch zusätzlich bestimmte Dokumentarten in physischen Ordnern abgelegt.

Ein ganz klarer Nachteil stellt die Datensicherheit da, denn alles Digitale kann schnell vergänglich sein und sich in Luft auflösen – Stichwort Datensicherung. Ganz wichtig ist es die sorgfältig abgelegten und gesicherten Dokumente und Ordner zu sichern und vor möglichen Datenverlusten zu schützen – heutzutage aber absolut kein Problem mehr.

Ich denke mit diesen Zeilen einen guten Einblick in das was noch kommt ermöglicht zu haben. Das war der erste Teil meiner Artikelserie zum papierlosen Büro. Haut mich bei Fragen gerne an, am besten hier in den Kommentaren damit auch andere diese Lesen können! Um den nächstem Teil der Serie und auch andere Artikel von mir nicht zu verpassen habt ihr die Möglichkeit einen kostenlosen Newsletter zu abonnieren, der euch immer informiert wenn es etwas Neues von mir gibt.

Bis demnächst,

Tim 🙌🏻

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