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Papierloses Büro

#2 Was brauche ich für ein papierloses Büro? 🖨💻🗂

12. April 2018

Im ersten Artikel habe ich bereits über das allgemeine Thema “Papierloses Büro” gesprochen. Heute soll es mal detaillierter werden und über die Vorraussetzungen gehen. Was benötigt man für ein digitales Büro ohne Papier?

Anhand meinem papierlosen Büro werde ich euch zeigen was man so alles brauchen könnte, definitiv nicht muss – denn es gibt mit Sicherheit viele Möglichkeiten.

Datenhaltung, das A & O

Das wahrscheinlich Wichtigste bei einem papierlosen Büro ist die Datenhaltung, das Archiv, der Speicher in dem alle Daten und Dokumenten hingelegt sind. Genau das was bis jetzt in physischen Ordner in Regalen oder Schränken gestanden ist, wird nun digital abgelegt. Doch wohin? Ein Festplattenserver ist hier die Lösung, am besten noch einen der im Netzwerk betrieben werden kann und eine gewisse Datensicherheit bietet. Ich persönlich habe mich für die Speicherlösung von Synology entschieden, diese sind nicht nur sehr zuverlässig sondern bieten zudem noch eine geniale Software mit noch genialeren Features an. Die Einrichtung ist ebenfalls kinderleicht und sollte für jeden machbar sein. Für meinen Zweck kommt ein Synology DS916+ zum Einsatz, bestückt mit 4x3TB Festplatten. Die Synology-Netzwerkserver sind preislich etwas höher angesetzt, jedoch meiner Meinung nach jeden Cent wert. Je nach dem was man alles auf dem Server hinterlegen will, kann man sich so für ein Modell und die dazugehörigen Festplatten entscheiden.

Möchte man nur einen Speicher als Archiv für Dokumente haben, wird ein kleines Modell wie der Synology DS218j perfekt ausreichen. Hierzu dann noch 2x2TB von den WD Red Festplatten und man ist sehr gut beraten.

Wie man die Daten aber nun ablegt und archiviert um sie später wieder zu finden erkläre ich euch in einem späteren Artikel, in diesem soll es erst mal nur um die Voraussetzungen gehen.

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#1 Papierloses Büro – der erste Schritt ⁉️🤨

10. Februar 2018

Mein “Papierloses Büro” besteht nun schon seit dem Kalenderjahr 2017. Wie ich das angegangen bin, was es zu beachten gibt, was ich daraus gelernt habe und vieles mehr werde ich euch hier nach und nach erzählen. Die Artikel sollen euch weiterhelfen und euch den Umstieg auf ein voll digitales Büro erleichtern und als Hilfestellungen dienen. Natürlich bin ich auch immer für Tipps von euch offen!

Beginnen möchte ich von Anfang an, verschiedene Themen durchgehen und so Schritt für Schritt in Richtung papierloses Büro hinarbeiten. Es wird also mehrere Artikel geben, die aneinander anknüpfen und später wie eine Art Leitfaden dienen sollen.

Themen die ich ansprechen werde:

  • Vorteil-/Nachteil “Papierloses Büro”
  • Vorraussetzungen
  • Sinnvolle Ordnerstruktur und Dateinamen
  • Dokumenten-Scanner
  • Nützliche Programme & Tools
  • Tipps & Tricks
  • Meine Umsetzung

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Vorteil-/Nachteil “Papierloses Büro” 📝💻

Warum sollte man überhaupt auf ein papierloses Büro umsteigen, was soll das und wo liegen die Vor- & Nachteile? Ehrlich gesagt war ich bis vor einem Jahr auch noch skeptisch, wie ich das ganze wohl ernst nehmen würde. Heute bin ich mehr als froh diesen Schritt gegangen zu sein. Bevor ich mich dazu entschied, hatte ich einen Schrank voll Ordnern für die verschiedensten Bereiche. Ein Ordner für Rechnungen, einer für Lieferscheine, ein weiterer für Steuerangelegenheiten und viele weitere mehr. Wer kennt es nicht auch, man sucht ein Schriftstück doch hat im Moment keine Idee in welchem Ordner oder welcher Ablage sich dieses befinden könnte – vermeidbare Situation dank digitaler und durchsuchbarer Dokumente mittels OCR-Texterkennung.

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